Manpower Planning
“আমাদের কতজন মানুষ দরকার?”
একটি department-এর Manager HR-কে বললেন,
“আমাদের আরও ১০ জন লোক দরকার।”
HR Executive recruitment শুরু করে দিলেন।
Job circular হলো।
CV এলো।
Interview হলো।
১০ জন নিয়োগও হয়ে গেল।
কয়েক মাস পর দেখা গেল—
কাজের পরিমাণ আগের মতোই আছে।
কিন্তু payroll cost বেড়েছে।
কিছু employee নিয়মিত idle থাকছে।
অন্যদিকে অন্য একটি department-এ এখনও manpower shortage।
তাহলে প্রশ্ন হলো—
HR কি ১০ জন employee নিয়োগ করেছে, নাকি ১০ জন মানুষকে শুধু payroll-এ যুক্ত করেছে?
এখানেই Manpower Planning-এর প্রয়োজন।
কারণ “কতজন মানুষ দরকার?”—এই প্রশ্নের উত্তর recruitment দিয়ে শুরু হয় না।
এটি শুরু হয় business requirement দিয়ে।
১. Manpower Planning আসলে কী?
সহজ ভাষায়,
প্রতিষ্ঠানের বর্তমান ও ভবিষ্যৎ কাজের প্রয়োজন অনুযায়ী সঠিক সময়ে, সঠিক সংখ্যক এবং প্রয়োজনীয় দক্ষতার মানুষ নিশ্চিত করার পরিকল্পনাই Manpower Planning।
এখানে চারটি বিষয় খুব গুরুত্বপূর্ণ:
কতজন?
কোন ধরনের মানুষ?
কখন প্রয়োজন?
কোথায় প্রয়োজন?
আর একটি বিষয় সবসময় মাথায় রাখতে হবে—
কেন প্রয়োজন?
এই “কেন” প্রশ্নটি বাদ গেলে manpower planning খুব সহজেই headcount planning-এ পরিণত হয়।
২. Headcount আর Manpower Planning এক নয়
ধরুন একটি factory-তে বর্তমানে ৫০০ employee আছে।
আগামী বছর production ২০% বাড়ানোর পরিকল্পনা হয়েছে।
Management বলল,
“তাহলে আরও ১০০ জন নিয়োগ করতে হবে।”
এটি একটি headcount assumption।
কিন্তু professional HR এখানে আরও কিছু প্রশ্ন করবে।
Production ২০% বাড়াতে কি সত্যিই ১০০ জন লাগবে?
বর্তমান workforce-এর productivity কত?
কোন department-এর manpower কম?
কোথায় অতিরিক্ত manpower আছে?
Overtime কত হচ্ছে?
Absenteeism কত?
Machine utilisation কেমন?
কোন কাজ automation করা সম্ভব?
কোন skill-এর manpower প্রয়োজন?
এগুলো বিশ্লেষণ না করে শুধু employee সংখ্যা বাড়ানো Manpower Planning নয়।
৩. Manpower Planning কোথা থেকে শুরু হয়?
Manpower Planning-এর প্রথম প্রশ্ন employee নয়।
প্রথম প্রশ্ন হলো—
Business কী করতে চায়?
ধরুন প্রতিষ্ঠান আগামী বছরে—
- নতুন factory চালু করবে
- production বাড়াবে
- নতুন branch খুলবে
- নতুন product আনবে
- নতুন market-এ যাবে
- কোনো department expand করবে
- অথবা কোনো operation বন্ধ করবে
প্রতিটি business decision-এর workforce-এর ওপর প্রভাব পড়ে।
তাই HR-এর প্রথম কাজ হলো business plan বোঝা।
তারপর দেখতে হবে—
এই business plan বাস্তবায়ন করতে কী ধরনের workforce প্রয়োজন?
৪. Current Workforce Analysis
Planning করার আগে জানতে হবে—
আমাদের কাছে এখন কী আছে?
এখানে শুধু total employee সংখ্যা জানলেই হবে না।
HR-এর কাছে ideally এমন তথ্য থাকা উচিত:
Total Headcount
Department-wise Headcount
Designation-wise Headcount
Grade-wise Headcount
Skill-wise Workforce
Permanent/Contractual Workforce
Age & Experience Profile
Joining & Separation Trend
Absenteeism
Overtime
Employee Turnover
Vacant Positions
এই তথ্যগুলো না থাকলে ভবিষ্যতের manpower requirement নির্ভুলভাবে নির্ধারণ করা কঠিন।
৫. একটি সহজ উদাহরণ
ধরুন একটি factory-তে Production Department-এ ২০০ জন employee আছে।
Management বলছে—
“আগামী বছর production বাড়বে। আরও ৫০ জন লাগবে।”
HR কী করবে?
প্রথমে বর্তমান তথ্য দেখবে।
ধরুন analysis করে দেখা গেল—
বর্তমান ২০০ employee-এর মধ্যে ১৫ জন নিয়মিত overtime করছে।
আরও দেখা গেল, ৩০টি position এমন আছে যেখানে employee থাকলেও productivity খুব কম।
আরেকটি analysis-এ দেখা গেল, absenteeism-এর কারণে প্রতিদিন গড়ে ১২-১৫টি position effectively vacant থাকে।
এখন প্রশ্ন হলো—
নতুন ৫০ জনই কি প্রথম solution?
হয়তো নয়।
সম্ভবত কিছু সমস্যার সমাধান হতে পারে—
- shift redesign
- productivity improvement
- skill development
- absenteeism reduction
- supervisor intervention
- internal transfer
- process improvement
এগুলো বিবেচনা করার পর যে manpower gap থাকবে, সেটিই recruitment-এর প্রকৃত requirement-এর কাছাকাছি নিয়ে যাবে।
৬. Manpower Gap কী?
এখন আসি একটি গুরুত্বপূর্ণ ধারণায়।
Required Workforce − Available Workforce = Manpower Gap
ধরুন একটি department-এর জন্য প্রয়োজন ৫০ জন।
বর্তমানে কার্যকর workforce ৪২ জন।
তাহলে gap হলো ৮ জন।
কিন্তু এখানেও HR-কে থামা যাবে না।
এই ৮ জনের ঘাটতি কীভাবে পূরণ হবে?
Recruitment?
Internal Transfer?
Promotion?
Training & Upskilling?
Temporary Workforce?
Overtime?
Automation?
একটি professional manpower plan এই alternatives-গুলো বিবেচনা করে।
৭. “Effective Workforce” কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ধরুন payroll-এ employee আছে ১০০ জন।
কিন্তু—
৫ জন দীর্ঘমেয়াদি leave-এ।
৩ জন অন্য department-এ temporarily কাজ করছেন।
৭ জন নিয়মিত absent।
৫টি position-এ required skill নেই।
তাহলে কি ১০০ জনই business-এর জন্য effective workforce?
সবসময় নয়।
তাই HR-এর জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন হলো—
আমাদের payroll headcount কত নয়; আমাদের কাজ করার জন্য কার্যকর workforce কত?
এই পার্থক্য workforce planning-এ খুব গুরুত্বপূর্ণ।
৮. Vacancy মানেই Recruitment নয়
এটি একজন HR professional-এর খুব গুরুত্বপূর্ণ শিক্ষা।
একটি position vacant হয়েছে।
সঙ্গে সঙ্গে recruitment শুরু করার আগে জিজ্ঞেস করুন—
Positionটি এখনও প্রয়োজনীয় কি?
কাজটি কি অন্য employee দিয়ে করা সম্ভব?
Department-এর structure কি পরিবর্তিত হয়েছে?
Technology বা automation কি কাজটি কমিয়ে দিয়েছে?
Positionটি অন্য role-এর সঙ্গে merge করা যায় কি?
Employee চলে যাওয়ার পর কাজের প্রয়োজনীয়তা কি একই আছে?
অনেক প্রতিষ্ঠানে বছরের পর বছর একই position-এর replacement recruitment করা হয়।
কেউ প্রশ্ন করে না—
“এই positionটি এখনও কেন আছে?”
Manpower Planning সেই প্রশ্ন করার সুযোগ দেয়।
৯. Right Number-এর পাশাপাশি Right Skill
ধরুন আপনার ২০ জন employee প্রয়োজন।
২০ জন নিয়োগ করলেন।
কিন্তু প্রয়োজন ছিল—
৫ জন skilled technician,
৫ জন experienced operator,
১০ জন general worker।
আপনি যদি ২০ জন general worker নিয়োগ করেন, তাহলে headcount পূরণ হবে।
কিন্তু manpower requirement পূরণ হবে না।
তাই Manpower Planning-এর সঙ্গে Skill Planning যুক্ত।
HR-কে জানতে হবে—
কোন কাজের জন্য কী skill প্রয়োজন?
বর্তমানে সেই skill কতজনের আছে?
কতজনকে training দিয়ে তৈরি করা সম্ভব?
কতজনকে বাইরে থেকে recruit করতে হবে?
১০. Short-Term এবং Long-Term Manpower Planning
সব manpower requirement একই ধরনের নয়।
Short-Term
হঠাৎ production increase।
Seasonal demand।
Temporary project।
Employee shortage।
Emergency replacement।
Long-Term
নতুন factory।
Business expansion।
নতুন technology।
Leadership pipeline।
New market।
Organisation restructuring।
একজন HR Executive যদি শুধু বর্তমান vacancy দেখে কাজ করেন, তাহলে তিনি short-term recruitment-এর মধ্যে আটকে থাকবেন।
একজন HR Manager ভবিষ্যতের requirement দেখতে শুরু করবেন।
আর Strategic HR Leader business-এর future direction-এর সঙ্গে workforce plan যুক্ত করবেন।
১১. Manpower Planning এবং Budget
এখানে HR-এর সঙ্গে Finance-এর সম্পর্ক তৈরি হয়।
ধরুন ৫০ জন নতুন employee প্রয়োজন।
HR বলল—
“৫০ জন recruit করতে হবে।”
Management-এর পরের প্রশ্ন হতে পারে—
“কত খরচ হবে?”
তখন শুধু salary হিসাব করলে হবে না।
সঙ্গে থাকতে পারে—
Salary
Overtime
Bonus/benefits
Recruitment cost
Training cost
Uniform/PPE যেখানে প্রযোজ্য
Workstation/equipment
Transport বা accommodation যেখানে প্রযোজ্য
Administrative cost
এই কারণে manpower planning আসলে people cost planning-এর সঙ্গেও যুক্ত।
১২. “কম লোক” সবসময় ভালো নয়
অনেক সময় management-এর মধ্যে একটি ধারণা থাকে—
“কম employee মানেই কম cost।”
এটি সবসময় সত্য নয়।
কম manpower-এর কারণে যদি—
Overtime বাড়ে,
Employee burnout বাড়ে,
Production delay হয়,
Quality কমে,
Absenteeism বাড়ে,
Turnover বাড়ে,
Customer service খারাপ হয়,
তাহলে কম headcount শেষ পর্যন্ত বেশি cost তৈরি করতে পারে।
আবার প্রয়োজনের চেয়ে বেশি employee রাখলেও unnecessary people cost তৈরি হয়।
তাই লক্ষ্য হওয়া উচিত—
Right-sized workforce
অর্থাৎ business requirement অনুযায়ী উপযুক্ত workforce structure।
১৩. Manpower Planning-এর একটি সহজ Framework
একজন HR professional শুরুতে এই ৭টি ধাপ মনে রাখতে পারেন।
Step 01
Understand Business Plan
Business কী করতে যাচ্ছে?
Step 02
Analyse Current Workforce
বর্তমানে কী workforce আছে?
Step 03
Determine Future Workforce Requirement
ভবিষ্যতে কতজন এবং কী ধরনের workforce প্রয়োজন?
Step 04
Identify the Gap
বর্তমান workforce এবং required workforce-এর মধ্যে পার্থক্য কত?
Step 05
Explore Alternatives
Recruitment ছাড়া আর কীভাবে gap পূরণ করা যায়?
Step 06
Prepare Workforce Plan & Budget
কখন, কোথায়, কতজন এবং কত cost-এ প্রয়োজন?
Step 07
Review
পরিকল্পনা বাস্তবে কাজ করছে কি না?
এটি একটি continuous process।
একবার manpower plan তৈরি করে file-এ রেখে দিলেই কাজ শেষ নয়।
Business পরিবর্তন হলে manpower requirement-ও পরিবর্তিত হতে পারে।
১৪. একজন HR Executive কোথা থেকে শুরু করবেন?
আপনি যদি এখন HR Executive হন, তাহলে আগামীকাল থেকেই একটি simple manpower sheet তৈরি করতে পারেন।
প্রতিটি department-এর জন্য লিখুন:
Department
Position
Approved Headcount
Current Headcount
Effective Headcount
Vacancy
Required Skill
Replacement/New Position
Reason for Requirement
Priority
Expected Joining Date
এই একটি sheet-ই আপনাকে recruitment-এর বাইরে workforce planning-এর দিকে নিয়ে যেতে পারে।
১৫. Management-এর কাছে “লোক দরকার” বলবেন না
একজন HR professional-এর ভাষা একটু বদলাতে হবে।
শুধু বলবেন না—
“Production Department-এ ১০ জন লোক দরকার।”
বরং বলতে শিখুন—
“বর্তমান production target অনুযায়ী approved manpower ১২০ জন। বর্তমানে effective workforce ১০৮ জন। Overtime এবং absenteeism analysis অনুযায়ী ৮টি position immediate requirement। বাকি ৪টি position internal transfer এবং productivity improvement-এর মাধ্যমে পূরণ করা সম্ভব কি না review করা হচ্ছে।”
এখন HR শুধু manpower request forward করছে না।
HR Management-কে decision নেওয়ার জন্য analysis দিচ্ছে।
এটাই professional HR-এর উন্নত স্তর।
১৬. একটি গুরুত্বপূর্ণ ভুল: Manager যা চায়, HR সেটাই recruit করবে
HR-এর কাজ Management-এর request অন্ধভাবে execute করা নয়।
একজন Department Manager তার operational problem দেখে manpower চাইতে পারেন।
HR-কে পুরো organisation-এর perspective দেখতে হবে।
Manager বললেন—
“আরও ২০ জন চাই।”
HR-এর কাজ হলো—
কেন ২০ জন?
কোন কাজের জন্য?
কতদিনের জন্য?
বর্তমান workforce দিয়ে কতটা করা সম্ভব?
Internal movement সম্ভব?
Overtime cost বনাম new hire cost কেমন?
Budget আছে?
Approved structure-এর মধ্যে position আছে?
এই প্রশ্নগুলো recruitment আটকানোর জন্য নয়।
সঠিক recruitment নিশ্চিত করার জন্য।
১৭. Manpower Planning-এর সঙ্গে পরবর্তী বিষয়গুলোর সম্পর্ক
এখানে আমাদের সিরিজের পরবর্তী কয়েকটি বিষয়ও পরিষ্কার হয়ে যাচ্ছে।
Manpower Planning-এর পরে আসবে—
Job Analysis
কাজটি আসলে কী?
তারপর—
Job Description
Employee কী কী দায়িত্ব পালন করবে?
তারপর—
Job Specification
কেমন qualification, skill ও experience প্রয়োজন?
তারপর—
Recruitment Requisition
এই position-এর জন্য আনুষ্ঠানিকভাবে manpower request কীভাবে তৈরি হবে?
তারপর—
Recruitment & Selection
সঠিক candidate কীভাবে খুঁজে এবং নির্বাচন করা হবে?
অর্থাৎ recruitment আসলে একটি দীর্ঘ process-এর মাঝের একটি ধাপ।
১৮. আজকের Practical Exercise
আপনার প্রতিষ্ঠানের যেকোনো একটি department বেছে নিন।
তারপর নিচের প্রশ্নগুলোর উত্তর লিখুন।
১. বর্তমানে department-এ মোট employee কতজন?
২. Approved manpower কত?
৩. বর্তমানে বাস্তবে কাজ করছে কতজন?
৪. কতটি position vacant?
৫. কোন skill-এর shortage আছে?
৬. কোন position replacement এবং কোনটি new requirement?
৭. Overtime কত হচ্ছে?
৮. Absenteeism কত?
৯. Productivity বাড়ালে manpower requirement কমতে পারে কি?
১০. Recruitment ছাড়া internal transfer, training বা process improvement দিয়ে কোনো gap পূরণ করা সম্ভব কি?
এই exercise-এর উত্তর যদি আপনি data দিয়ে দিতে পারেন, তাহলে আপনি recruitment-এর আগে manpower planning করতে শুরু করেছেন।
আজকের মূল শিক্ষা
Manpower Planning-এর উদ্দেশ্য শুধু বেশি employee নিয়োগ করা নয়।
এর উদ্দেশ্য হলো—
সঠিক মানুষ
সঠিক সংখ্যায়
সঠিক skill নিয়ে
সঠিক সময়ে
সঠিক জায়গায়
সঠিক cost-এর মধ্যে
নিশ্চিত করা।
একজন HR Executive যখন এইভাবে workforce দেখতে শুরু করেন, তখন তার কাজ recruitment থেকে planning-এর দিকে এগোয়।
আর একজন HR Manager যখন workforce planning-কে business strategy-এর সঙ্গে যুক্ত করতে পারেন, তখন HR সরাসরি business decision-এর অংশ হয়ে ওঠে।
পরবর্তী পর্ব
এখন আমরা ধরে নিচ্ছি—
আমাদের ১০ জন মানুষ প্রয়োজন।
কিন্তু পরের প্রশ্নটি আরও গুরুত্বপূর্ণ।
এই ১০ জন মানুষ কী কাজ করবে?
শুধু “Executive”, “Officer”, “Manager” লিখলেই কি একটি position-এর কাজ পরিষ্কার হয়ে যায়?
একটি position-এর দায়িত্ব কীভাবে বিশ্লেষণ করতে হয়?
কাজের দায়িত্ব, authority, accountability এবং required competency কীভাবে নির্ধারণ করা হয়?
এবং কেন ভুল Job Description পরবর্তীতে recruitment, performance evaluation এবং employee accountability—সব জায়গায় সমস্যা তৈরি করতে পারে?
Episode 05
Job Analysis & Job Description — “এই পদটির কাজ আসলে কী?”
সেখান থেকেই আমরা recruitment-এর ভিত্তি তৈরির দিকে এগোব।
